通過工作分解結構分配出來的任務責任,最后落實到具體的物流咨詢項目成員的工作中,項目經理需要嚴格按照分配責任的任務去進行項目的工作任務管理,找到相關責任人,推進工作,規避風險。
7、項目過程控制:反復確認階段成果并及時修正變更內容
根據項目推進計劃,項目經理在項目實施中嚴格把控每項任務的時間,和完成時的質量,物流咨詢項目是一個相對抽象的項目工作,在任務節點中,通常是根據匯報會確定階段性的任務成果,對于項目經理的任務把控要求高。因此在任務完結時需要有會議紀要明確任務的成果,當任務需要延期,或者是有調整時,需要快速修正任務,并且和團隊以及客戶方確認修正后的任務內容,及時控制項目風險,否則項目將會因此失控,甚至導致項目失敗。
另外,物流咨詢項目中有很多需要溝通討論的部分,每個任務中都會有客戶的相關對接人,在方案設計中,需要積極、充分的與客戶方的項目經理溝通,有客戶方的項目經理協調對接人,將方案設想,以及方案中的設計細節進行詳細溝通。如果有異議,可以通過研討會進行溝通,并且進行方案的修正,直到有大家能達成共識的方案。這些工作內容都需要在項目匯報會前完成,匯報會上只需要進行決策,而不需要討論細節問題。
8、項目溝通:構建合理的雙方項目人員組織和例會機制
物流咨詢項目實施過程中,需要建立客戶方和乙方共同的項目團隊,雙方分別確定項目負責人,項目委員會,各個分工職責下的項目成員。確定工作方式,如現場共同辦公,或者是獨立辦公。根據項目需求,制定周例會、雙周例會,每次會議紀要需要郵件形式發送到項目組內的所有人員,會議決議需要郵件或者簽字確認,做到信息可追溯。
9、明確項目計劃:物流咨詢相對抽象,需要清晰呈現階段性成果
物流咨詢項目的項目計劃中,需要明確項目調研、概念性方案設計、詳細方案設計等幾個主要部分。其中,項目調研需要明確調研的時間和方式,完整、全面、合理的項目的調研是整個項目成功很重要的環節,因此在項目實施前需要有很明確的項目計劃。根據整體的項目計劃再在項目實施過程中制定單周詳細計劃和雙周計劃。
10、風險識別與控制:技術、變更和延期是物流咨詢的主要風險
第一,技術風險。物流咨詢項目中類型很多,每種類型客戶需求不同,對于每個需求下的技術框架非常重要,當需求理解不夠精準的時候可能出現技術框架的偏差,技術框架錯誤則可能導致項目失敗。
技術風險控制方法:一是,充分理解客戶的需求,多作溝通,多作確認,反復提出問題確認關鍵技術點,知道明確了整個技術框架。二是,項目經理自己充分驗證技術框架的準確性,多換位思考、跨學科思考,在技術本身避免出現偏差。
第二,變更風險。物流咨詢過程中客戶方可能隨時會提出新的想法,而這些項目可能是隨著客戶的學習,或者是希望得到更多的成果而提出的項目以外的內容。這些潛在的任務變更都可能導致項目延期或者推進中出現困難。
變更風險的控制方法:一是,需要識別客戶提出的想法是不是可以融入到之前的項目計劃中,如果從技術上可以融入則容易解決,如果無法融入而需要增加任務,便需要和客戶進行充分的溝通,說明這些想法并不是項目中的內容。二是,如果客戶堅持要將想法放進行項目中,則可以從技術的角度將這些新的想法放到第二階段解決,進行分階段規劃。總之,需要多與客戶方溝通和引導。
第三,延期風險。項目實施中可能會因為各種原因出現項目延期的風險,比如客戶的時間原因導致既定工作無法開展,項目任務的增加,項目實施中追求細節方案而沒有按時完成,等等。項目延期同時也將帶來項目成本的增加,客戶方無法按時進行后續建設工作等一系列的問題。
延期風險的控制方法:一是,通過技術手段將任務進行靈活且合理的調整,應對項目異常和緊急的問題。二是,通過可追溯的信息記錄,確保在出現異常問題時,可以利用這些信息去做溝通確認,確保項目可以按既定的方向推進。
項目過程中可能還會出現其他的風險,如客戶方的負責人變更,公司戰略方向變化,項目團隊中成員的離開等等,這些內容不作詳細說明。
項目團隊管理
11、項目經理:對項目經理具有較高的物流專業和管理能力
第一,物流咨詢項目經理的職責。物流咨詢項目中,項目經理一是需要具備搭建整個技術性框架的能力,二是需要開展合理的項目任務管理,三是需要和客戶方的人員進行項目溝通,四是需要對項目做好成本管理。
第二,物流咨詢項目經理的技能。項目經理一是需要具備該項目相關的各個學科的專業技能,二是需要具備良好的溝通能力,三是需要具備良好的抗壓能力。
12、項目工作中的沖突:分析沖突原因,采取合理策略消除沖突
這里的沖突主要是描述組織和人員間的沖突。項目工作中發生意見沖突是很常見的現象,在發生沖突時,一是聚焦到工作任務,針對工作任務進行技術性或者管理上的研討,二是當沖突并不影響到項目推進和產生項目風險時,可以采取妥協的方式,三是如果沖突從技術和溝通上都無法消除,則可以通過項目范圍規定或者時間約束進行強行壓制。總之,項目工作中的沖突盡量通過充分的溝通和引導去消除。